Privacy beleid Scouting Lambertus Reuver Scouting Lambertus Reuver verwerkt persoonsgegevens. Wij willen je hierover graag duidelijk en transparant informeren. Privacystatement In het privacystatement geven wij je antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door Scouting Lambertus Reuver via ledenadministratiesysteem Scouts Online van Scouting Nederland. Het privacystatement is terug te vinden op www.scouting.nl/privacy. Lidmaatschapsregistratie Groepsniveau: De lidmaatschapsregistratie verloopt via een hardcopy inschrijfformulier. De ledenadministrateur, penningmeester, teamleiders en staf van de desbtreffende speltak hebben enkel inzicht in deze gegevens. Zodra het lidmaatschap actief wordt, worden de gegevens geregistreerd in Scouts Online. De hardcopy-gegevens worden in een afgesloten archiefkast bewaard. Voor Scouts Online zie het privacystatement op www.scouting.nl/privacy. Speltakniveau: Iedere speltak heeft de beschikking over een fysieke lijst met namen, adresgegevens en telefoonnummers van leden en ouders. In geval van nood kan de begeleiding ouders van de jeugdleden zo bereiken. Deze contactlijsten zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak en worden in een afgesloten ruimte bewaard. De contactlijsten worden na afloop van een seizoen vernietigd. Gezondheidsformulieren activiteiten en kampen Scouting Lambertus Reuver hecht veel waarde aan een veilige speelomgeving. Toch zit een ongeluk in een klein hoekje en kan het soms nodig zijn om een arts te bezoeken. Ook is het voor activiteiten die langer duren dan een reguliere opkomst, zoals een overnachting of kamp, noodzakelijk dat de begeleiding van de jeugdleden beschikt over informatie over de gezondheid van het lid. Denk hierbij aan voedselallergieën of medicijngebruik. Voor deze gelegenheden wordt gebruikgemaakt van een gezondheidsformulier / -vragenlijst die per scoutingseizoen hardcopy dient te worden ingevuld en ingeleverd door de ouders/verzorgers. De ingeleverde vragenlijsten worden zorgvuldig bewaard in een afgesloten ruimte en niet digitaal geregistreerd. De vragenlijsten zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak als genoemd op het formulier. Het formulier wordt direct na afloop van het scoutingseizoen vernietigd. Wij wijzen de ouders en verzorgers op het belang van de verantwoordelijkheid voor het verstrekken van de juiste informatie aan de leiding. Registratie activiteiten Voor (groeps)activiteiten en kampen wordt gebruikgemaakt van onze beveiligde e-mailserver. Financiële gegevens Om de financiële administratie te voeren vullen leden een doorlopende SEPA machtiging in. Deze machtigingsformulieren worden conform de SEPA-regelgeving fysiek bewaard en machtigingsgegevens worden geregistreerd in ledenadministratiesysteem Scouts Online. Voor Scouts Online zie het privacystatement op www.scouting.nl/privacy. De penningmeester en gegevensbeheerder van Scouting Lambertus hebben inzicht in de financiële gegevens. Online media De website heet www.scoutinglambertusreuver.nl en wordt uitsluitend beheerd door interne leden van Scouting Lambertus Reuver. Berichten op social media worden voor plaatsing gescreend door de beheerder van de site. Het scoutinglid is op de foto niet direct identificeerbaar of er is toestemming gevraagd. Beeldmateriaal Scouting Lambertus Reuver maakt foto’s en video’s van diverse activiteiten ten behoeve van de promotie van Scouting Lambertus Reuver en als herinnering. Bij lidmaatschapsregistratie wordt expliciet toestemming gevraagd voor het maken van beeldmateriaal van het betreffende jeugdlid. toestemming is altijd in te trekken. Communicatie Het privacybeleid van Scouting Lambertus Reuver is terug te vinden via www.scoutinglambertusreuver.nl en op te vragen via het secretariaat op info@scoutinglambertusreuver.nl Datalekken Indien er sprake is van (een vermoeden van) een datalek wordt dit conform het ‘protocol datalekken verwerkers’ gemeld bij Scouting Nederland via privacy@scouting.nl. Na melding van een datalek heeft Scouting Nederland een informatieplicht die voorschrijft dat leden worden geïnformeerd over wat er met hun persoonsgegevens is gebeurd. Recht op vergetelheid (RTBF) en inzage in gegevens (SAR) Indien een lid een beroep doet op het recht op vergetelheid (RTBF) of inzage in gegevens (SAR) reageert Scouting Lambertus Reuver binnen één maand op dit verzoek. Dit verzoek dient schriftelijk gedaan te worden via het secretariaat (info@scoutinglambertusreuver.nl). Conform het privacybeleid van Scouting Nederland wordt dit verzoek in overleg met de afdeling Juridische zaken van Scouting Nederland in behandeling genomen